单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项：

权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。

修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。

同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图：

重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。

退出系统：用于退出本系统。

系统管理工具

常用数据库：用于设置各著录表单中字段的可选下拉框。

日志管理：用于记录用户在什么时间进行了什么操作，便于数据丢失的查找。

附件信息更新：用于对附件的存放位置的更新（一般有飞狐灵通的工作人员操作就可以）

数据升级：用于将飞狐灵通综合档案管理系统（中铁建）版一期数据库升级到本系统。

统计分析：用于对统计的新增修改与删除

列表区

列表区包括两部分：列表头、列表体。列表头显示选定数据库在列表内的字段名称，列表体显示选定数据库的所有记录。

单击列表头排序：单击列表区内任意列表头，列表体记录便会有三种不同的显示：默认方式、升序显示、降序显示。

拖动列表头调整列表字段先后顺序：拖动列表头，可调整某字段在列表区的先后顺序。注意，拖动后如需保存，则需要调用菜单栏“目录管理→表单管理→保存列表风格”命令。

单击列表头顶端标签打开明细表：鼠标左键单击列表头顶端“常规标签”后的其它标签，可打开选定数据库的明细表，可对该明细表进行增、删记录的操作。例如，打开“文书案卷目录”列表头顶端的“文书卷内目录”标签，即可直接进行卷内文件登记、修改卷内文件等等操作。

列表区右键菜单：鼠标右键单击列表体内任意记录，即会弹出与“文件编辑”菜单相同的菜单命令。

双击打开记录：鼠标左键双击任意记录，便可打开该记录进行修改或查看详细资料。

状态栏

状态栏反映了选定文件夹的当前状态。如：条目总数，当前记录是第几条，当前日期，如果选定记录是文件则会反映选定文件的标题。

同时，可以直接翻看当前文件夹中记录的最前一条、最后一条。

与Office无缝集成功能

拖动录入Word原文：该功能专为“文件管理”及其子表而设计。

在著录过程中添加Word原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

使用Word模板添加原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

管理任意格式电子文件：通过“附件”功能按钮实现。

数据直接转到Excel：使用“高级查询”功能将需要二次加工利用的记录放到一个检索夹中，单击工具栏上的“打印”按钮后，选定数据即会自动复制到Excel程序中，即可用于编辑使用。例如，进行档案编研时，往往需要使用到文件标题、文件字号等，这些文件标题、文件字号即可通过此功能自动复制到Word文字处理程序中供利用。

设置登记表单显示项目

提供对各子表登记表单中各字段“重命名、增加、删除、设置为继承登记、设置缺省值、字段在登记表单中排列的先后顺序”等等属性的设置。例如，要增加或删除一个表单的登记项，可以使用鼠标右键功能实现。录入界面鼠标右键功能如下页图所示：