当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；

组合表下，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹，但不能新增记录，更不能新建子目录；

检索夹：由“高级查询”功能形成，它可反应各种文件的分类体系结构。例如，系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。利用高级查询功能，可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。

鼠标左键操作

光标：光标是固定的，可在光标处录入、编辑或做其他操作；

单击：快速地按下并释放鼠标器按钮，例如，点击一个菜单命令；

双击：连续两次快速地按下并释放鼠标按钮，如，双击鼠标可打开一条记录；

拖拽：按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器，使鼠标指针到达指定位置时再放开，如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作；

单选：选定一条记录的操作，快速地按下并释放鼠标器左按钮；

连续选取：选定连续的多条记录，鼠标配合Shift键实现。先单击欲选定列表区记录中的第一条记录，然后按住Shift键，再单击欲选定列表区记录中的最后一条记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可；

间断选取：选定不连续的多条记录，鼠标配合Ctrl键实现。先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录，然后按住Ctrl键，再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可。

菜单栏包括两大类：通用菜单栏、专用菜单栏。通用菜单栏中的各菜单命令对目录树上每个子库都有效，专用菜单栏中的各菜单命令只对相应的数据库才生效。

通用菜单栏包括：系统、文件编辑、目录管理、视图、窗口、目录管理、帮助。

专用菜单栏包括：档案管理、档案统计、统计年报管理。档案管理菜单：单击目录树上“案卷级”数据库或者它的下级子库时会感应出现。

提供用户管理、用户权限设置功能。

提供对数据记录的常用操作功能。

提供对目录结构的设置管理功能。

提供在线帮助、系统版本信息等功能。

专用菜单 提供日常档案统计管理功能。包括：移交统计、收进统计、销毁统计等。

系统菜单用于对用户及其安全性的设置。

单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项：

权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。

修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。

同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图：

重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。

退出系统：用于退出本系统。

档案管理

专用于对“案卷目录”及其子数据库中的记录进行已归档文件的排序、案卷排序、档案转存、档案移交等管理。该菜单中的命令只对案卷级目录有效，当选定“案卷目录”及其子数据库时，该菜单命令才会感应出现。

借阅登记：用于档案电子借阅与实体借阅的记录。

档案借阅归还：用于档案电子借阅与实体借阅的记录的归还。

案卷排序：用于对相同“目录号”中的所有案卷进行“案卷顺序号”的重新排序。例如，文书档案“1-17”号目录中有1至100个案卷，需要将第20号案卷重新排为第10号案卷时，即可用此操作。

卷内文件排序：用于对选定案卷目录内的卷内文件进行“卷内顺序号”排序。

归档文件排序：用于对选定档案盒内的归档文件进行“件号”排序。

编制室件号：部门级专用。该功能即对室件号、也对馆件号进行排序。

编制馆件号：档案馆（室）级专用。该功能仅对“馆件号”进行排序。

档案移交：用于专职档案员对已接收案卷的权限控制操作。网络版用户可使用此功能，适用于：各部门向档案室移交档案。操作方法：选定欲移交的案卷目录，选择“档案移交”命令即可。使用过该命令的案卷目录，没有“专职档案员”权限的用户，无权限再修改此案卷，并对此案卷的所有卷内文件也没有修改权限。

案卷转存：专用于将选定案卷及其卷内文件同时另存到目标存储载体，并形成一个数据文件包。便于在本系统内进行数据交换。

案卷合并：专用于将目标载体中的案卷及其卷内文件数据合并到当前数据库中。（前提：目标载体中的数据必须是通过本系统中的“档案转存”命令形成的文件包）。

著录界面右键菜单及其它功能

在系统中，打开任意著录界面（例如，收文、发文、科技案卷目录 等等），将鼠标放在任意字段名称部分（例如，可放到年度字段的年度两个字上面），单击右键，该菜单出现。使用该组菜单命令，可大量地减少录入工作量，提高工作效率。

同时，如果“继承登记”、 “自动增量”被设置为有效状态，则该命令前会被标记打勾；如果选定字段被具有“设置缺省值”属性，则该命令后面显示具体的值。否则，就没有。如右图所示：

与Office无缝集成功能

拖动录入Word原文：该功能专为“文件管理”及其子表而设计。

在著录过程中添加Word原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

使用Word模板添加原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

管理任意格式电子文件：通过“附件”功能按钮实现。

数据直接转到Excel：使用“高级查询”功能将需要二次加工利用的记录放到一个检索夹中，单击工具栏上的“打印”按钮后，选定数据即会自动复制到Excel程序中，即可用于编辑使用。例如，进行档案编研时，往往需要使用到文件标题、文件字号等，这些文件标题、文件字号即可通过此功能自动复制到Word文字处理程序中供利用。

修改口令

提供当前用户的安全性管理。

1. 单击选择“系统→修改口令”菜单命令，弹出“修改口令”窗口，如下图：

2. 在“旧口令”框中，输入原始密码；

3. 在“新口令”框中，输入新密码；

4. 在“重复新口令”中，再次输入新密码，确定既可。

注意：“新口令”、“重复新口令”框中输入的密码必须一致。

设置登记表单显示项目

提供对各子表登记表单中各字段“重命名、增加、删除、设置为继承登记、设置缺省值、字段在登记表单中排列的先后顺序”等等属性的设置。例如，要增加或删除一个表单的登记项，可以使用鼠标右键功能实现。录入界面鼠标右键功能如下页图所示：