回收站：工具栏里的回收站功能，提供对记录的浏览、查询、删除、还原、批量还原、全部还原功能

单击工具栏回收站 按钮系统即进入回收站。

如果知道档号重复但两条数据都有用选择追加，知道档号重复但数据库里的数据可以删除选替换，知道档号重复，但数据是相同的选择忽略，如果不清楚数据可以选择追加或者忽略，避免造成数据库里数据丢失。

找到要合并的数据源，根据数据的情况选择类型一般不清楚的情况下选择追加，选择导入，如导入成功会出现如下提示：

用于将一个文件夹下的所有文件自动按指定的字段分成若干组。操作步骤如下：

从左边目录树任选择目录，例如：选"档案馆科技档案科技档案案卷目录"，右击选择自动分类

选定表项目字段如“形成单位”，单击 按钮，形成单位字段即进入“已选择的分类项目列表区域”，如果选错了分组字段，可单击选定被选错的字段，再单击 按钮将该字段移回“可选的分组项目”列表区域；

确认后，在收文文件夹下面即自动出现按形成单位分类的文件夹，且相关形成单位的文件自动进入到该文件夹中。

用于对指定文件夹列表区内的文件条目固定按照某个指定的字段进行排序，直至重新指定排序字段。排序结果永久保存。

例如，默认状态下，文件管理及其下级子目录的所有列表区都以登记号排序，如果需要将收文的排序方式改变为按文件日期排序，步骤如下：

从左边目录树任选择目录，例如：选"现行文件管理文书（现行文件）收文"；

选中一条文件，单击工具条上的“排序” 按钮，即进入“分组”窗口。见下页图示；

单击“可选项目”列表区域内的“文件日期”字段；

单击 按钮，“文件日期”字段自动进入“已选项目”列表区域，确定，即可。

案卷排序与序号编辑

案卷排序和序号编辑都是按照某一字段对序号进行编辑，案卷排序是对案卷级的内容进行档案号编辑，序号编辑是对文件及的内容进行序号编辑

序号编辑

使用系统提供的序号编辑功能，可以对选定文件夹下的所有记录针对整数型字段进行统一次性编制流水号。例如：在收文管理中，重新编制“收文序号”；在发文管理中，重新编制发文序号。

使用“序号编辑”之前，必须将需要“重新编制序号”的记录，通过高级查询或自动分类形成文件夹，然后，对所形成的文件夹中的所有记录进行编制。

用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。

系统提供了一次性修改指定目录中某个字段值的功能。例如，需要将立卷部门字段中输入的“宝天线指挥部”修改为“宝天线”，操作方法如下：

使用“高级查询”或“自动分类”功能将“立卷部门 是 “宝天线指挥部”的案卷查询出来，并在目录树上生成“宝天线指挥部”目录；

选中“宝天线”目录，在列表区，鼠标右键单击任意记录，按ctrl+A全选，选择“批量编辑”命令；在“批量编辑”窗口中如下图，把“立卷部门”打钩，输入“宝天线”，确定即可。

重新归卷

在系统中，如果发生归卷错误，可以重新归卷。

单击“档案馆（室）→科技档案→科技卷内文件目录”文件夹；

使用查询功能查找到归卷错误的文件，并在列表区选中它们；

单击工具条上的“文件归档”按钮 ；

在出现的“归档控制台”窗口中，查找并单击选中应该归入的正确案卷；

单击该窗口顶部的“归档” 按钮；

在出现的“是否归档”提示窗口中，选择“是”；

在出现的“归档完毕”窗口中，选择确认即可。