如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况，以及解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢？作为一个专业的会议会展服务公司，博航天为会展总结了十个建议供大家学习交流。

一、目标的确立

要想让会议开得有价值，须要有一个明确的目的：通过会议得到想要的，提供给参会者应有的价值，回报她的会议投资。

二、信息的采集与分析要完善

信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

三、不断的创新地制定周密的计划

每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。有效的进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划有效地落到实处。

四、严格的现场管理

在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力！

五、细致的会后总结

成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。尽量通过建议、设计和修正使得计划顺利执行。

六、 了解会议涉及的行业

为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

七、高品质的服务提供足够的价值

保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，必须让客户感受和接受到会议的价值和此次会议的重要性，充实的内容将使价值在会议中得以体现。顾客永远是第一。

八、合理控制预算并大限度地使用技术

要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。

九、清晰而明确的沟通

清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在短的时间内了解这一切呢？

十、娴熟的危机管理

针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。

博航天为会展服务 祝你工作愉快 更多信息在等你