使用单机站点进行管理的机关各部门，可使用“案卷转存”功能向档案部门移交电子档案

下级单位向上级主管单位档案部门移交电子档案（如：局级单位档案部门向总公司档案馆移交、各项目部、各指挥部向直接主管单位档案部门移交），可使用“案卷转存”功能

整卷复制档案

向本系统以外的利用者提供可视化数据，即将档案数据转换成国际交换标准XML文档

案卷转存/案卷合并的操作步骤在各类档案中都相同，下面以文书档案新标准2004年档案为例

以压缩方式转存案卷。选择“转存到压缩文件”，单击“转出”按钮即可。转存成功后，系统默认将转存后文件保存到飞狐软件目录C:Program Files飞狐数字档案综合档案管理系统 中国铁建版 下，自动生成以“当前时间+DA”命名的压缩文件名，例如：2005-10-30 18-29-57 DA.zip，即表示在2005年10月30日18点29分57秒转存的档案。按用户指定的目标转存案卷您可以自己输入转存出来的案卷的名字自己指定位置这样就会以用户命名的名称形成一个压缩包。

转存该目录下的所有数据的时候在选项上选择选中一条选择“全部记录”；如果转存部分数据就选择所有要转出的数据然后在选项上选择“选中记录”；“只转存卷内文件”这个是可选项如果选择这一项那么就只把您选择的数据的卷内导出

选择转出会有如下提示就转出成功。

用于将一个文件夹下的所有文件自动按指定的字段分成若干组。操作步骤如下：

从左边目录树任选择目录，例如：选"档案馆科技档案科技档案案卷目录"，右击选择自动分类

高级查询

下面以在科技档案案卷目录中分出“LZ”案卷为例说明使用高级查询的方法：

在目录树，选定“基本建设档案J”文件夹；

单击工具条上“查询”按钮 旁的下拉三角形按钮，选择“高级查询”命令，弹出“基本建设档案J查询”窗口；如下图：

序号编辑

使用系统提供的序号编辑功能，可以对选定文件夹下的所有记录针对整数型字段进行统一次性编制流水号。例如：在收文管理中，重新编制“收文序号”；在发文管理中，重新编制发文序号。

使用“序号编辑”之前，必须将需要“重新编制序号”的记录，通过高级查询或自动分类形成文件夹，然后，对所形成的文件夹中的所有记录进行编制。

用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。

系统提供了一次性修改指定目录中某个字段值的功能。例如，需要将立卷部门字段中输入的“宝天线指挥部”修改为“宝天线”，操作方法如下：

使用“高级查询”或“自动分类”功能将“立卷部门 是 “宝天线指挥部”的案卷查询出来，并在目录树上生成“宝天线指挥部”目录；

选中“宝天线”目录，在列表区，鼠标右键单击任意记录，按ctrl+A全选，选择“批量编辑”命令；在“批量编辑”窗口中如下图，把“立卷部门”打钩，输入“宝天线”，确定即可。

请慎重使用该功能。建议在需要将该字段所有内容改为一致时使用；

种类、属类、分类等是公式字段，在批量编辑后会随着相同的案卷目录号的最大案卷顺序号自动增长；

形成单位、立卷部门等是设置在某个项目上显示的关键字段在项目上不可以进行批量编辑，只有在档案馆（室）里才可以进行批量编辑。

重新归卷

在系统中，如果发生归卷错误，可以重新归卷。

单击“档案馆（室）→科技档案→科技卷内文件目录”文件夹；

使用查询功能查找到归卷错误的文件，并在列表区选中它们；

单击工具条上的“文件归档”按钮 ；

在出现的“归档控制台”窗口中，查找并单击选中应该归入的正确案卷；

单击该窗口顶部的“归档” 按钮；

在出现的“是否归档”提示窗口中，选择“是”；

在出现的“归档完毕”窗口中，选择确认即可。