光标：光标是固定的，可在光标处录入、编辑或做其他操作；

单击：快速地按下并释放鼠标器按钮，例如，点击一个菜单命令；

双击：连续两次快速地按下并释放鼠标按钮，如，双击鼠标可打开一条记录；

拖拽：按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器，使鼠标指针到达指定位置时再放开，如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作；

单选：选定一条记录的操作，快速地按下并释放鼠标器左按钮；

连续选取：选定连续的多条记录，鼠标配合Shift键实现。先单击欲选定列表区记录中的第一条记录，然后按住Shift键，再单击欲选定列表区记录中的最后一条记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可；

间断选取：选定不连续的多条记录，鼠标配合Ctrl键实现。先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录，然后按住Ctrl键，再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可。

目录树右键操作：鼠标左键单击目录树上欲操作的目录夹，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲操作的目录夹亦可；

列表区右键操作：鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲选定的文件记录亦可；

登记表单右键操作：在登记表单内，将鼠标指针移动到任意字段名称上方，再单击鼠标右键，登记表单右键快捷命令即可出现。

菜单栏包括两大类：通用菜单栏、专用菜单栏。通用菜单栏中的各菜单命令对目录树上每个子库都有效，专用菜单栏中的各菜单命令只对相应的数据库才生效。

通用菜单栏包括：系统、文件编辑、目录管理、视图、窗口、目录管理、帮助。

专用菜单栏包括：档案管理、档案统计、统计年报管理。档案管理菜单：单击目录树上“案卷级”数据库或者它的下级子库时会感应出现。

提供用户管理、用户权限设置功能。

提供对数据记录的常用操作功能。

提供对目录结构的设置管理功能。

提供在线帮助、系统版本信息等功能。

专用菜单 提供日常档案统计管理功能。包括：移交统计、收进统计、销毁统计等。

文件编辑

用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。

新增：用于对选定数据库进行新增数据。

修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。

删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。

批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。

序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。

原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。

正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。

排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。

查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。

打印：用于打印该目录下的各种报表。

Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。

案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。

案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。

回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。

刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

系统管理工具

常用数据库：用于设置各著录表单中字段的可选下拉框。

日志管理：用于记录用户在什么时间进行了什么操作，便于数据丢失的查找。

附件信息更新：用于对附件的存放位置的更新（一般有飞狐灵通的工作人员操作就可以）

数据升级：用于将飞狐灵通综合档案管理系统（中铁建）版一期数据库升级到本系统。

统计分析：用于对统计的新增修改与删除

使用须知

使用本软件时，有些操作是要按一定规范去做的，这样才能保证整个系统协调一致，不致出现混乱，从而减少不必要的错误发生。

系统正式使用之前，必须首先设置常用部门代码。

系统中默认的各级子目录，如果确实需要删除，删除之前请事先咨询我们。

系统使用必须遵循的规则：

涉及表单 登记表单中必需有的字段 不能被随意改名的字段

文件管理及其下级子表单 年度、部门、登记号 年度、部门、登记号、案卷目录号、案卷顺序号、卷内顺序号、卷内文件页次、是否归卷

档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号

档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号