拆卷人员在拆卷时先对需要扫描的档案资料进行整理一遍，并按照卷内目录核对盒内的件数是否准确，然后逐盒逐卷的拆卷。如有短缺立刻上报管理员，并做记录。

档案扫描前整理工作，应做必要的修补工作，如页号、空白页、重件处置。

.过程文档齐全

从接收原始档案资料、拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保档案资料在扫描过程中完整且不被损毁。

项目保密制度与数据安全保护措施

保密是项目的重要内容，也是我们对用户的庄严承诺。翰海博瑞公司将从以下几个方面健全保密制度安全措施：

数据存取权限控制

在数据库系统中必须有对用户的存取资格和权限进行检查的功能。只有检查合格的用户才有权进入数据库系统。在实际操作过程中，必须采用用户权限控制等技术措施进行保护，以防止数据的存取破坏和非法复制。。

.数据备份

为了有效地保护数据，必须建立起数据备份制度。将通过检验后的成品数据刻录成检索光盘，刻录到CD或DVD光盘中；对原始扫描图像也制作一个光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。数据光盘存放在安全的地方或异地备份。

.数据的法律保护

翰海博瑞公司承诺：不得复制、丢失和涂改原始资料；不得向任何第三方复制、转让和丢失与数据库建设有关的电子数据、不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据；在数据采集及建库完毕后，应在规定时间将原始资料归档。

翰海博瑞公司将与用户签订保密协议，从法律方面保护用户的权利。

保密协议样本请见附件三。

数据安全保护的其他要求和建议

(1)整个数字化工作必须在指定的工作场所内完成，任何人不能将档案资料带出工作场所。

(2)翰海博瑞公司严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。

(3)建议用户在加工现场安装监控设备，对所有工作流程进行全过程监控。

(4)翰海博瑞公司建议:为了进一步防止数据不外泄,在整个数字化工作结束后,建议在用户的监督下将所有用于本次项目的PC机硬盘进行格式化。

我方为贵单位实施扫描加工服务，对保密方面的措施采取如下方式：

保密内容（包括技术信息和经营信息）：未经采购方同意，不得拷贝采购方资料。

涉密人员范围：我方参与此次档案数字化加工服务的所有工作人员。

保密期限：长期保密。

采取措施：对我方由于工作原因产生的一切存储介质，均在采购方的监督下格式化。

泄密责任：我方承担因我方泄密所产生的一切经济和法律责任。

狐数字化流程管理系统由我公司独立研发，包括“系统设置、权限管理、日常管理、流程管理、统计报表”五个部分。系统设置主要是为了保证系统能正常运行，并能保证项目管理能正常进行；权限管理建立项目用户，并为每个用户授权；日常管理主要是指部门内部管理；流程管理是系统的核心部分，包括档案提卷、案卷整理、资料分解、编写页码、扫描、图像处理、索引录入、文字校对、版式还原