1、进入飞狐文档管理系统，选择系统左下角的“系统管理”里面的“常用数据库”，进入“常用数据管理”窗口，如下图：

用于设置各子表在登记表单区的显示字段项目及各字段项目之间的先后排列顺序。

可通过两种途径实现。第一种：使用“目录管理/表单管理/设置录入项目”菜单命令；第二种：单击选定某目录使用右键菜单选择“表单管理/设置录入项目”命令，进入“编辑录入项目”窗口进行设置。

下面以收文子表中的“部门”在表单中的显示与否为例说明 首先，进入“编辑录入项目”窗口。然后按下述步骤进行：

单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；

在选定“部门”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“部门”字段调整到需要的位置；、如上图所示的登记号字段一样，如想设置某一字段为必填或是其内容唯一，则可在其对应的空格中双击鼠标左键，则系统自动打上“√”即可。

提示：

单击“全选”按钮，可将所有的字段选中并可进行其它设置；

单击“清除”按钮，可将所有字段置为未选中状态；

重新编号”按钮，用于为各已调整好的字段编号；

选定字段，单击“上”或“下”箭头按钮，再按回车键，被选定字段也可向前或后移动。

目录排序

提供对目录树中同级子目录或子表进行上下位置的排序。选择一个含有子目录或子表的文件夹执行命令后，再用上下箭头调整子目录或子表的前后顺序即可。例如，我们可将“档案馆（室）”子目录下的“文书档案”子表排到“科技档案”子表下面，步骤如下：

1.鼠标右键单击“档案馆（室）文件管理-文书档案文书文件”子目录，选择右键快捷菜单中的“目录排序”命令，弹出“目录排序”窗口；

高级用户系统管理

提供用户在系统默认模块的基础上，根据本单位的实际工作需要进行个性化架构以及各种用户权限的设定功能。

系统架构

建立子系统或子目录，包括在目录树上建立符合本单位的部门结构、每个部门各自管理的子模块以及各子模块之间的关联关系。

新建目录

目录树里的根目录及各级子目录是通过增加“子系统”添加上去的。

选中一级目录的一个文件夹并右键单击选择快捷菜单命令“新建目录”，或者用鼠标左键选择菜单命令“目录管理/新建目录”，弹出“创建子系统” 窗口。如下图所示：

在“系统名称”框中输入需要建立的子目录或子系统名称如“机关各部门”，确认后，一个新的子系统即自动生成在系统主窗口的目录树上。

实际上，我们可以通过“重命名”、“追加子系统”和“新增表”三项功能把系统提供的目录树逐级演变成本部门适用的本地目录。

新增基本表

在子目录下新增与系统中其他的数据表不一样的基本表。例如，可在“档案处”子目录下面建立一个“人力资源管理”基本表，用于本单位人力资源数据的输入、查询统计、打印输出等的管理。

在系统目录树中，右键单击“档案处”目录夹，选择“表单管理/新增表”快捷菜单命令，弹出“创建新表”窗口：

在“表名”框中输入“人力资源管理”；

在“项目名称”框中输入想要的各种字段名称如“姓名”；

单击“类型”下拉框以定义该字段的属性如“文字”型；

在“长度”栏中，输入被设置字段的字节长度（2个字节相当于1个汉字）；

将“可以填写”栏置上“√”，该字段即会在登记表单中显示；

将“列表显示”栏置上“√”，该字段即会在列表区显示；

单击“增加项目”按钮可以为“人力资源管理”数据表建立若干个字段

设置唯一项及必填项

设置唯一项及必填项功能提供了同一个数据库中避免记录重复且不能为空的功能，是对字段进行唯一值的设定，保证所选字段不会有重复记录且不为空。通过此功能可以使文件使用达到规范化的管理，有利于文件管理走向标准化。例如，“档案管理”及其下级子目录中的“档号”字段，“文件管理”极其下级子目录中“登记号”字段，业务管理的角度是不应该重复的，所以系统已默认设置了唯一项及必填项。

在同一个子表中，每个字段都可以“设置唯一项”。

数据公式

数据公式提供了对同一个表单中的数字字段进行简单的四则混合计算、将合并字段、转换日期的功能，以减少数据库中数据冗余。通过“数据公式”功能得出的字段，与数据库基本字段一样，可在著录界面中显示，可进行“报表统计”计算，可进行“报表打印输出”。