列表区右键操作：鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲选定的文件记录亦可；

登记表单右键操作：在登记表单内，将鼠标指针移动到任意字段名称上方，再单击鼠标右键，登记表单右键快捷命令即可出现。

窗口操作

警告框：用于警告用户不可如此操作，设有“确认”按钮；

提示框：提示用户下面的功能是否要进行，设有“确认”、“取消”按钮或“是”、“否”按钮，用户可根据需要选择；

对话框：系统需要用户输入或回答而设置的窗口。输入或回答完毕后，单击“确认”或“取消”即可；

文本框：用于输入和编辑录入信息的一种矩形框。可以用键盘从光标定位处插入和删除信息；

列表框：可显示多个选项，用户可选择其中某一项或多项，列表框内容可通过滚动条进行翻阅；

下拉框：这是一种隐含显示列表内容的列表框。在它的矩形框，显示被选项。当单击其内容文本框时，系统自动弹出下拉的列表框及列表内容出现。

目录树

目录树显示了系统的整体架构。

本系统的特点之一：目录树中任何一级子目录都有右键快捷菜单命令，目录树的右键菜单命令与“目录管理”菜单功能相一致。

在本系统中，单机版目录树的顶级目录有两个：文件管理总目录、档案馆（室）。

文件管理总目录：包括文件管理、案卷管理、档案移交、档案销毁。是所有文件级、案卷级、档案移交、档案销毁数据的源头。除文件管理外，其它目录只在后台数据库中能够查询到，主界面不显示。

档案馆（室）：如果需要进行收发文登记，则应打开“文件管理总目录→文件管理→文书文件→收文/发文”目录；如果本系统仅为档案部门使用，则直接打开“档案馆（室）”目录下的相关目录，进行相应的档案管理（包括案卷著录、卷内著录、移交、销毁等等工作）即可。

列表区

列表区包括两部分：列表头、列表体。列表头显示选定数据库在列表内的字段名称，列表体显示选定数据库的所有记录。

单击列表头排序：单击列表区内任意列表头，列表体记录便会有三种不同的显示：默认方式、升序显示、降序显示。

拖动列表头调整列表字段先后顺序：拖动列表头，可调整某字段在列表区的先后顺序。注意，拖动后如需保存，则需要调用菜单栏“目录管理→表单管理→保存列表风格”命令。

单击列表头顶端标签打开明细表：鼠标左键单击列表头顶端“常规标签”后的其它标签，可打开选定数据库的明细表，可对该明细表进行增、删记录的操作。例如，打开“文书案卷目录”列表头顶端的“文书卷内目录”标签，即可直接进行卷内文件登记、修改卷内文件等等操作。

列表区右键菜单：鼠标右键单击列表体内任意记录，即会弹出与“文件编辑”菜单相同的菜单命令。

双击打开记录：鼠标左键双击任意记录，便可打开该记录进行修改或查看详细资料。

自动增量：用于为选定字段设置自动加1效果，即当在著录界面使用“新增记录”功能增加记录时，下一条记录会在当前记录的数值基础上自动加1。例如，“文书案卷目录”表单中“案卷号”字段即被设置了该功能。在著录界面，鼠标右键单击需要取消该功能的字段名称处，再使用左键选择该功能即可。

继承登记：用于为选定字段设置自动复制效果。当不退出著录界面继续登记下一条记录时，将被设置字段框中的数据不用再输入。但使用“新增”按钮进行登记时，该功能不生效。

缺省值：用于为选定字段设置默认值。不管以哪种方式增加数据记录时，设置了该功能的字段自动生成默认值，不用再输入。但可以修改。在著录界面，鼠标右键单击需要设置该功能的字段名称处，再使用左键选择该功能，在出现的“设置默认值”窗口中，将文本框内输入需要设置的字符，确定即可。

重命名：用于将选定字段修改为符合本单位需要的字段名称。例如，可将“标题”修改为“题名”。 在著录界面，鼠标右键单击需要更名的字段名称处，单击左键选择该功能，在“重命名-标签”窗口中，输入新的字段名称，确定即可。

增加：用于为著录界面增加字段项目。例如，当“文书案卷目录”著录字段不够时，可使用该功能从后台数据库中增加。在著录界面，鼠标右键单击任意字段名称处，再使用左键选择该功能即可。

删除：用于删除著录界面中不需要的字段项目。在著录界面，鼠标右键单击需删除字段名称处，再使用左键选择该功能即可。

是否必填：用于把选定字段为必填项目。不管以哪种方式增加数据记录时，设置了该功能的字段不能为空值。

设置公式字段：用于对选定数据表设置公式字段。包括合并字段、拆分（日期型）字段、为各数字型字段建立四则混合运算关系的公式字段等等。

整行显示：由于某个字段的内容太多，用于设置选字段的内容整行显示。

与Office无缝集成功能

拖动录入Word原文：该功能专为“文件管理”及其子表而设计。

在著录过程中添加Word原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

使用Word模板添加原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

管理任意格式电子文件：通过“附件”功能按钮实现。

数据直接转到Excel：使用“高级查询”功能将需要二次加工利用的记录放到一个检索夹中，单击工具栏上的“打印”按钮后，选定数据即会自动复制到Excel程序中，即可用于编辑使用。例如，进行档案编研时，往往需要使用到文件标题、文件字号等，这些文件标题、文件字号即可通过此功能自动复制到Word文字处理程序中供利用。