录入方式

采用手工录入的方式。

校对方式

校对以软件校对和打印输出对比校对相结合，错误率在万分之二以下。

案卷目录和卷内目录按照档案原始数据录入。案卷目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入原案卷内。卷内目录及其它不全的需补充完整。

用户单位负责人利用验收工具软件进行再次的全面检验。发现不合格的，登记清单并退回上一流程重新处理。

资料装订、归还及数据迁移

原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和用户的实际情况进行有序的装订还原。无法还原的资料及时通报有关档案管理人员。

装订完后必须将还原的档案资料逐卷精心检查，确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员。经双方仔细核实无误后，在还卷交接单上签字确认。

翰海博瑞公司在数字化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完成后，提交给用户方。

翰海博瑞公司在数字化加工项目工作结束，并经用户在《项目验收报告》上签字确认后，利用飞狐综合档案管理软件的光盘制作功能刻录档案数据光盘，刻录完成后再做一个光盘备份，提交给用户方。

.过程文档齐全

从接收原始档案资料、拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保档案资料在扫描过程中完整且不被损毁。

项目保密制度与数据安全保护措施

保密是项目的重要内容，也是我们对用户的庄严承诺。翰海博瑞公司将从以下几个方面健全保密制度安全措施：

数据存取权限控制

在数据库系统中必须有对用户的存取资格和权限进行检查的功能。只有检查合格的用户才有权进入数据库系统。在实际操作过程中，必须采用用户权限控制等技术措施进行保护，以防止数据的存取破坏和非法复制。。

.数据备份

为了有效地保护数据，必须建立起数据备份制度。将通过检验后的成品数据刻录成检索光盘，刻录到CD或DVD光盘中；对原始扫描图像也制作一个光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。数据光盘存放在安全的地方或异地备份。

.数据的法律保护

翰海博瑞公司承诺：不得复制、丢失和涂改原始资料；不得向任何第三方复制、转让和丢失与数据库建设有关的电子数据、不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据；在数据采集及建库完毕后，应在规定时间将原始资料归档。

翰海博瑞公司将与用户签订保密协议，从法律方面保护用户的权利。

保密协议样本请见附件三。

数据安全保护的其他要求和建议

(1)整个数字化工作必须在指定的工作场所内完成，任何人不能将档案资料带出工作场所。

(2)翰海博瑞公司严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。

(3)建议用户在加工现场安装监控设备，对所有工作流程进行全过程监控。

(4)翰海博瑞公司建议:为了进一步防止数据不外泄,在整个数字化工作结束后,建议在用户的监督下将所有用于本次项目的PC机硬盘进行格式化。

我方为贵单位实施扫描加工服务，对保密方面的措施采取如下方式：

保密内容（包括技术信息和经营信息）：未经采购方同意，不得拷贝采购方资料。

涉密人员范围：我方参与此次档案数字化加工服务的所有工作人员。

保密期限：长期保密。

采取措施：对我方由于工作原因产生的一切存储介质，均在采购方的监督下格式化。

泄密责任：我方承担因我方泄密所产生的一切经济和法律责任。