单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；

在选定“部门”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“部门”字段调整到需要的位置；、如上图所示的登记号字段一样，如想设置某一字段为必填或是其内容唯一，则可在其对应的空格中双击鼠标左键，则系统自动打上“√”即可。

提示：

单击“全选”按钮，可将所有的字段选中并可进行其它设置；

单击“清除”按钮，可将所有字段置为未选中状态；

重新编号”按钮，用于为各已调整好的字段编号；

选定字段，单击“上”或“下”箭头按钮，再按回车键，被选定字段也可向前或后移动。

保存列表风格

用户将调整好的列表宽度永久保存，直到下一次重新调整为止。

将列表宽度调整好之后，点菜单命令“目录管理—表单管理—保存列表风格”，即可。

新增基本表

在子目录下新增与系统中其他的数据表不一样的基本表。例如，可在“档案处”子目录下面建立一个“人力资源管理”基本表，用于本单位人力资源数据的输入、查询统计、打印输出等的管理。

在系统目录树中，右键单击“档案处”目录夹，选择“表单管理/新增表”快捷菜单命令，弹出“创建新表”窗口：

在“表名”框中输入“人力资源管理”；

在“项目名称”框中输入想要的各种字段名称如“姓名”；

单击“类型”下拉框以定义该字段的属性如“文字”型；

在“长度”栏中，输入被设置字段的字节长度（2个字节相当于1个汉字）；

将“可以填写”栏置上“√”，该字段即会在登记表单中显示；

将“列表显示”栏置上“√”，该字段即会在列表区显示；

单击“增加项目”按钮可以为“人力资源管理”数据表建立若干个字段

设置唯一项及必填项

设置唯一项及必填项功能提供了同一个数据库中避免记录重复且不能为空的功能，是对字段进行唯一值的设定，保证所选字段不会有重复记录且不为空。通过此功能可以使文件使用达到规范化的管理，有利于文件管理走向标准化。例如，“档案管理”及其下级子目录中的“档号”字段，“文件管理”极其下级子目录中“登记号”字段，业务管理的角度是不应该重复的，所以系统已默认设置了唯一项及必填项。

在同一个子表中，每个字段都可以“设置唯一项”。

用“数据公式”创建新的数字字段

例如，“物品领用记录”子库中，有“单价、数量、总金额”数字字段及其它类型字段。从逻辑结构看：总金额=领用数量×单价。在本系统中，“总金额”字段就可以用数据公式计算出来而不用专门增加一个物理字段，设置方法如下：

鼠标左键单击“物品领用记录”子库；

左键单击选择菜单命令“目录管理表单管理数据公式”，弹出如下页所示“编辑公式”窗口

数据公式”合并字段

例如，要将“文书档案”中，“立卷部门”与“”合并。例如形成“工会2000年工作总结”。方法：

单击“目录管理”菜单中的“表单管理”再选择“数据公式”命令，在“编辑公式”窗口中，按下图给出公式为：

SQL数据库格式公式： 总标题 = [立卷部门] + [标题]

单击“测试”按钮，如果系统提示测试成功（即计算结果正确），即可单击“保存”按钮将该字段保存起来。