单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项：

权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。

修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。

同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图：

重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。

退出系统：用于退出本系统。

文件编辑

用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。

新增：用于对选定数据库进行新增数据。

修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。

删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。

批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。

序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。

原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。

正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。

排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。

查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。

打印：用于打印该目录下的各种报表。

Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。

案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。

案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。

回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。

刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

系统工具

2.4.1.6.1用户和角色管理

用户管理：用户新建修改删除用户

用户目录权限：用于给新建用户授权或修改用户权限

用户操作权限：用于设置指定用户的操作权限（例如：限制某个用户不能是用批量编辑）

状态栏

状态栏反映了选定文件夹的当前状态。如：条目总数，当前记录是第几条，当前日期，如果选定记录是文件则会反映选定文件的标题。

同时，可以直接翻看当前文件夹中记录的最前一条、最后一条。

与Office无缝集成功能

拖动录入Word原文：该功能专为“文件管理”及其子表而设计。

在著录过程中添加Word原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

使用Word模板添加原文：该功能对任意数据表都生效。

前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。

管理任意格式电子文件：通过“附件”功能按钮实现。

数据直接转到Excel：使用“高级查询”功能将需要二次加工利用的记录放到一个检索夹中，单击工具栏上的“打印”按钮后，选定数据即会自动复制到Excel程序中，即可用于编辑使用。例如，进行档案编研时，往往需要使用到文件标题、文件字号等，这些文件标题、文件字号即可通过此功能自动复制到Word文字处理程序中供利用。

设置登记表单显示项目

提供对各子表登记表单中各字段“重命名、增加、删除、设置为继承登记、设置缺省值、字段在登记表单中排列的先后顺序”等等属性的设置。例如，要增加或删除一个表单的登记项，可以使用鼠标右键功能实现。录入界面鼠标右键功能如下页图所示：