配备硬件数量及档次要满足数据采集工作情况及数据量大小。这主要由翰海博瑞公司提供。

用户提供PC机1台给翰海博瑞公司作为存储加工后数据使用，其他硬件设备由翰海博瑞公司自行解决。

场地： 由用户提供。

其他条件：提供电力和饮水。

数字化工作软件准备

软件内容：

翰海博瑞公司负责提供数字化工作需要的加工流程管理工具软件。

流程管理工具软件功能要求：

能采集各类档案的属性数据。

能对属性数据检查并能进行增、删、改等编辑操作。

能按《档案数据库数据著录标准》要求的数据格式进行数据录入和交换。

能按照数据标准定义好的关联规则，对已经采集到的各类档案数据建立信息关联。

能完成对采集数据的工作量统计分析和采集作业的流程管理。

.档案提卷

按档案年度、机构、保管期限及总数提出，提卷时翰海博瑞公司提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。

录入方式

采用手工录入的方式。

校对方式

校对以软件校对和打印输出对比校对相结合，错误率在万分之二以下。

案卷目录和卷内目录按照档案原始数据录入。案卷目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入原案卷内。卷内目录及其它不全的需补充完整。

我们采用人工校对或“数据对录”的方式确保数据的准确。

人工校对：分岗、分人操作，同一份档案的录入和校对工作不允许由同一数字化工作人员操作。

.扫描环节的控制：

扫描人员在提交某一批次的扫描图像数据时，首先要应用飞狐数字档案选择本机存储路径统计本次扫描图像的文件个数，并进行文件名称的验证。通过验证后才能上传扫描数据，从而有效的防止因命名错误造成图像原文与目录信息不匹配的错误。

.图像处理环节的质量控制

利用飞狐档案中的验收模块，按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查，标识出不合格图像后，验收系统自动统计出详细的错误列表，如图像有黑边、字迹不清、等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。通过验收模块系统的图像数据则完全符合质量要求。

.图像挂接环节的质量控制

工作人员应用飞狐档案中的批量挂接功能，将扫描图像文件与录入到档案管理软件系统中的目录信息进行批量挂接后，工作人员和用户都可以利用飞狐档案的文件挂接检测功能，选择某一档案门类或年度目录数据检测每一条目信息挂接电子文件的正确性，飞狐档案同时生成检测报告。该报告中列出了检测的目录总数，以及每一条未通过检测目录的详细情况。

.最终产量的核对

工作人员和用户都可以利用飞狐档案的扫描文件统计功能，选择某一档案门类或年度目录数据按照全总、保管期限和机构等统计挂接到系统中的扫描文件个数，随时了解项目的进展情况，方便与翰海博瑞公司的月产量和最终产量进行核对

狐数字化流程管理系统由我公司独立研发，包括“系统设置、权限管理、日常管理、流程管理、统计报表”五个部分。系统设置主要是为了保证系统能正常运行，并能保证项目管理能正常进行；权限管理建立项目用户，并为每个用户授权；日常管理主要是指部门内部管理；流程管理是系统的核心部分，包括档案提卷、案卷整理、资料分解、编写页码、扫描、图像处理、索引录入、文字校对、版式还原