菜单栏：位于系统主窗口顶部。它提供了对整个系统的总体控制和当前工作台的一些重要管理。

工具栏：是放在工作台上的一组图形按钮，功能与上述菜单条中菜单项的功能相同，单击工具条按钮能快速执行一项工作任务。在进入工作台时，如果您不清楚这些图形按钮的含意，只需把鼠标光标移到它的上面（但不要按下），便会出现提示说明它的功能。

目录树：显示系统管理中的整体架构，目录树是进行数据管理的结构图。它将实际管理工作中的树形目录结构用图形的方式表示出来，以获得直观、准确的目录管理，它提供了简捷的数据条目查看方法。目录树中每个项目，相当于存放文件的文件夹。用鼠标点击“文件夹”，数据浏览表格中便会显示这个“文件夹”中的文档条目。

系统提供的案卷转存/案卷合并，为实际工作提供了 四 种方便：

使用单机站点进行管理的机关各部门，可使用“案卷转存”功能向档案部门移交电子档案

下级单位向上级主管单位档案部门移交电子档案（如：局级单位档案部门向总公司档案馆移交、各项目部、各指挥部向直接主管单位档案部门移交），可使用“案卷转存”功能

整卷复制档案

向本系统以外的利用者提供可视化数据，即将档案数据转换成国际交换标准XML文档

案卷转存/案卷合并的操作步骤在各类档案中都相同，下面以文书档案新标准2004年档案为例

如果知道档号重复但两条数据都有用选择追加，知道档号重复但数据库里的数据可以删除选替换，知道档号重复，但数据是相同的选择忽略，如果不清楚数据可以选择追加或者忽略，避免造成数据库里数据丢失。

找到要合并的数据源，根据数据的情况选择类型一般不清楚的情况下选择追加，选择导入，如导入成功会出现如下提示：

高级查询

下面以在科技档案案卷目录中分出“LZ”案卷为例说明使用高级查询的方法：

在目录树，选定“基本建设档案J”文件夹；

单击工具条上“查询”按钮 旁的下拉三角形按钮，选择“高级查询”命令，弹出“基本建设档案J查询”窗口；如下图：

案卷排序与序号编辑

案卷排序和序号编辑都是按照某一字段对序号进行编辑，案卷排序是对案卷级的内容进行档案号编辑，序号编辑是对文件及的内容进行序号编辑

案卷排序

用于对同一案卷目录号中的所有案卷进行排序，以便重新编制案卷顺序号。该功能提供了用户随时插卷的方便性。操作步骤如下：

单击档案管理文件夹，从目录树中选择要排序的档案类型，例如文书档案；

右键单击“文书档案”，在弹出的菜单中选择“自动分类”快捷菜单命令，在“分组”窗口中，选择“案卷目录号”字段，确定；.从目录树上选择需要排序的目录号；

单击“档案管理档案归档案卷排序”菜单命令，弹出“案卷排序”窗口，如下图：

用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。

系统提供了一次性修改指定目录中某个字段值的功能。例如，需要将立卷部门字段中输入的“宝天线指挥部”修改为“宝天线”，操作方法如下：

使用“高级查询”或“自动分类”功能将“立卷部门 是 “宝天线指挥部”的案卷查询出来，并在目录树上生成“宝天线指挥部”目录；

选中“宝天线”目录，在列表区，鼠标右键单击任意记录，按ctrl+A全选，选择“批量编辑”命令；在“批量编辑”窗口中如下图，把“立卷部门”打钩，输入“宝天线”，确定即可。

请慎重使用该功能。建议在需要将该字段所有内容改为一致时使用；

种类、属类、分类等是公式字段，在批量编辑后会随着相同的案卷目录号的最大案卷顺序号自动增长；

形成单位、立卷部门等是设置在某个项目上显示的关键字段在项目上不可以进行批量编辑，只有在档案馆（室）里才可以进行批量编辑。

重新归卷

在系统中，如果发生归卷错误，可以重新归卷。

单击“档案馆（室）→科技档案→科技卷内文件目录”文件夹；

使用查询功能查找到归卷错误的文件，并在列表区选中它们；

单击工具条上的“文件归档”按钮 ；

在出现的“归档控制台”窗口中，查找并单击选中应该归入的正确案卷；

单击该窗口顶部的“归档” 按钮；

在出现的“是否归档”提示窗口中，选择“是”；

在出现的“归档完毕”窗口中，选择确认即可。