当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；

组合表下，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹，但不能新增记录，更不能新建子目录；

检索夹：由“高级查询”功能形成，它可反应各种文件的分类体系结构。例如，系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。利用高级查询功能，可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。

鼠标左键操作

光标：光标是固定的，可在光标处录入、编辑或做其他操作；

单击：快速地按下并释放鼠标器按钮，例如，点击一个菜单命令；

双击：连续两次快速地按下并释放鼠标按钮，如，双击鼠标可打开一条记录；

拖拽：按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器，使鼠标指针到达指定位置时再放开，如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作；

单选：选定一条记录的操作，快速地按下并释放鼠标器左按钮；

连续选取：选定连续的多条记录，鼠标配合Shift键实现。先单击欲选定列表区记录中的第一条记录，然后按住Shift键，再单击欲选定列表区记录中的最后一条记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可；

间断选取：选定不连续的多条记录，鼠标配合Ctrl键实现。先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录，然后按住Ctrl键，再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可。

菜单栏包括两大类：通用菜单栏、专用菜单栏。通用菜单栏中的各菜单命令对目录树上每个子库都有效，专用菜单栏中的各菜单命令只对相应的数据库才生效。

通用菜单栏包括：系统、文件编辑、目录管理、视图、窗口、目录管理、帮助。

专用菜单栏包括：档案管理、档案统计、统计年报管理。档案管理菜单：单击目录树上“案卷级”数据库或者它的下级子库时会感应出现。

提供用户管理、用户权限设置功能。

提供对数据记录的常用操作功能。

提供对目录结构的设置管理功能。

提供在线帮助、系统版本信息等功能。

专用菜单 提供日常档案统计管理功能。包括：移交统计、收进统计、销毁统计等。

系统菜单用于对用户及其安全性的设置。

单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项：

权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。

修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。

同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图：

重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。

退出系统：用于退出本系统。

文件编辑

用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。

新增：用于对选定数据库进行新增数据。

修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。

删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。

批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。

序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。

原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。

正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。

排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。

查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。

打印：用于打印该目录下的各种报表。

Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。

案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。

案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。

回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。

刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

目录管理

用于对本系统目录结构的构建工作。包括新增一个数据库或子数据库，设置各数据库中每个项目是否显示，建立各数据库之间的关系等。

自动分类：用于将选定的数据库或者子数据库按某一特定标识一次性划分多个同级子目录。例如，需要查看“收文”文件夹中包含哪些单位的来文并各单位分别是哪些文件时，即可使用该功能。方法：

（1）单击“收文”，选择“自动分类”命令；

（2）在出现的“分组”窗口中，使用右移按钮将“来文单位”选到“已选择的分类项目”列表中，确定即可。

取消自动分类：用于取消选定数据库的自动分类下级子目录。

刷新分类：用于刷新已设置了“自动分类”的数据库。例如，当“文书案卷目录”数据表中增加了“计统部”的案卷，但在“自动分类”子目录中没有显示出来时，执行此功能即可。

新建目录

新建子目录：用于在选定的目录下建立新的下级子目录。

新建根目录：用于建立顶级目录。

提示：该功能建立的目录只是系统目录树结构中的一个节点，没有实体数据表的功能，即不能新增数据记录。

删除目录：用于删除系统目录树结构中不需要的节点。但是，该命令对使用“自动分类”形成的子目录无效。

重命名：用于对选定数据库进行修改名称的操作。例如，可将目录树上的“档案统计年报”目录下的“档案机构、人员情况综合年报”子目录修改名称为“铁档统1表”。

报表统计：用于统计数据。

表单管理：用于对选定数据库所进行的设置操作。

新增表：用于为选定数据表新增若干个具有相对独立性的下级子库。例如，“收文、发文”是“文书文件目录”的下级子库，它们可以分别设置本表独自具有的各种属性（如：著录表单显示字段、列表显示字段、著录字段的右键菜单属性等等）。

批量编辑：用于批量修改选定数据。

目录权限：用于设定选定目录相对于别的操作人员的修改、浏览、删除、隐藏等权限。

目录排序：用于对目录树中同级子目录或子库进行上下位置的排序。例如，将可“收文”文件夹排在“发文”文件夹的后面。

目录属性：用于设置选定目录的条件属性。此操作要求用户的计算机基础比较高，普通用户不建议使用此操作。

移动目录 / 复制目录：用于将选定目录及其下级子目录移动或复制到另一个目录下。通常情况下，该命令配合“目录属性”命令使用，普通用户不建议使用此操作。

刷新子目录：用于刷新选定数据表的下级子目录。当使用“目录共享”功能后，不能立即（即刻）显示出共享后形成的子目录时，使用此功能即可；或者，当使用“高级查询”没能即刻形成下级子目录时，也可使用此功能。

导出数据：用于将选定数据库中的数据记录全部导出到目标存储载体，以合并到另一个数据库。

导入数据：用于进行合并数据的操作。

帮助

帮助：用于调阅在线帮助。

关于：用于查看本软件的版权信息。

工具栏

包括通用、专用工具栏工具条按钮两大部分。

通用工具栏

新增：用于为选定数据库增加新记录。

修改：用于打开选定记录。

删除记录：用于对选定记录进行删除操作。

原件：用于存放、显示选定记录的附属电子原文。

打开正文：用于打开选定记录的Word正文。

当选定记录有正文时，该按钮可用。

排序：用于规范选定数据表中的数据在列表区中的固定显示方式。例如，对文件级数据，可固定按文件日期的先后在列表显示。

查询：用于使用多个条件快速找到需要处理的一批文件。

高级查询：用于对选定数据表使用一个或者多个条件筛选记录。

组合查询：用于将一组具有主从关系的数据库组合起来，便于打印输出或者统计。例如，“全引目录”数据表便是“档案管理”数据表与“文件管理”数据表进行“组合查询”的结果。

打印：用于对选定记录或者选定数据表中的所有记录进行打印输出操作。

回收站：工具栏里的回收站功能，提供对记录的浏览、查询、删除、还原、批量还原、全部还原功能

刷新资料：用于刷新列表区记录。

目录树

目录树显示了系统的整体架构。

本系统的特点之一：目录树中任何一级子目录都有右键快捷菜单命令，目录树的右键菜单命令与“目录管理”菜单功能相一致。

在本系统中，单机版目录树的顶级目录有两个：文件管理总目录、档案馆（室）。

文件管理总目录：包括文件管理、案卷管理、档案移交、档案销毁。是所有文件级、案卷级、档案移交、档案销毁数据的源头。除文件管理外，其它目录只在后台数据库中能够查询到，主界面不显示。

档案馆（室）：如果需要进行收发文登记，则应打开“文件管理总目录→文件管理→文书文件→收文/发文”目录；如果本系统仅为档案部门使用，则直接打开“档案馆（室）”目录下的相关目录，进行相应的档案管理（包括案卷著录、卷内著录、移交、销毁等等工作）即可。

使用须知

使用本软件时，有些操作是要按一定规范去做的，这样才能保证整个系统协调一致，不致出现混乱，从而减少不必要的错误发生。

系统正式使用之前，必须首先设置常用部门代码。

系统中默认的各级子目录，如果确实需要删除，删除之前请事先咨询我们。

系统使用必须遵循的规则：

涉及表单 登记表单中必需有的字段 不能被随意改名的字段

文件管理及其下级子表单 年度、部门、登记号 年度、部门、登记号、案卷目录号、案卷顺序号、卷内顺序号、卷内文件页次、是否归卷

档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号

档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号