1、确定会议目的；

2、确定会议形态；

3、决定实质上的需求；

4、考虑与会者的期望；

5、选择何种会议地点与设备；

6、评估选择的正确性。

会议场地布置上有哪些规则和要求：

1、椅子摆放：

操作规则：双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切；

质量标准或要求：搬运轻放，椅子干净，摆放整齐美观；课桌式横看、竖看、斜看成一条直线；准备若干把椅子备用，以备不时之需；

4、摆放信笺纸、笔：

操作规则：将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均匀，纸下边距桌边两指；笔削好斜放于信笺上；

质量标准或要求：信笺中心线在一条直线上；笔尖朝前呈45度摆放在信笺上；笔尾靠信笺下端，标志朝上；

5、准备矿泉水或水杯：要求：摆放整齐、统一，且横看，竖看，侧看都成一条直线；

6、摆放指示牌：

操作规则：一般摆放于大堂及会场门口显眼位置，便于指引客人进入会场；

质量标准或要求：指示牌庄重大方，文字表述清楚，诠释的信息清晰指引性强；

7、调试会场设备：

操作规则：会场布置要将话筒分别摆放于位、副位和发言席(情况按主办方要求摆放)，调试音响至状态，并提前试放所要求的音带；

质量标准或要求：音质好，无噪音，音量适中，所有座位均能听清。

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