工作强度 尤其当选择了低速扫描设备时，需专门扫描人员全天满负荷工作，辛苦枯燥。 所有扫描工作全部由扫描公司负责，只需要投入1－2人负责清点提卷和还卷数量，工作强度比较小。

制作质量 难以保证，缺乏扫描经验、缺乏扫描流程的管理经验，以及没有配套的扫描制作软件或扫描制作软件不实用，都会影响扫描的质量。 有保证，长期从事档案扫描工作，为不同机关单位扫描过不同形态的档案资料，拥有专业经验，能够制作出高质量的数字化影像。

见效速度 投入设备款后，由于扫描人员要对设备和扫描流程有一个熟悉的过程，见效时间会较慢。 由专业公司加工档案，不会受设备及人员的限制，只要有足够的场地，就能保证工期，见效速度快。

专业性 档案人员兼职扫描，导致档案人员无法专心本职业务，而扫描也缺乏专业性。 完善的扫描控制流程和管理经验，专业扫描队伍，全神投入，绝对可靠。

成本控制 购买扫描设备时投入后，还要继续在人工和耗材以及管理费用上不断投入。 按照加工量一次性付费，不需要追加后续投资。

投入的利用情况 购买了高于本单位实际需求的扫描设备，会造成设备利用率不高投入不足产出；购买了低于本单位实际需求的扫描设备，会造成工作严重积压，导致应用失败。 无需购买专业扫描设备，只需要按照加工量一次性投入，投资效益早已得到验证。

最佳方案 历史档案交给专业扫描的公司承包制作，新增档案根据专业扫描公司的建议慎重选择扫描系统进行扫描，这样即减小了工作量，又能保证投资的成功！

数字化工作软件准备

软件内容：

翰海博瑞公司负责提供数字化工作需要的加工流程管理工具软件。

流程管理工具软件功能要求：

能采集各类档案的属性数据。

能对属性数据检查并能进行增、删、改等编辑操作。

能按《档案数据库数据著录标准》要求的数据格式进行数据录入和交换。

能按照数据标准定义好的关联规则，对已经采集到的各类档案数据建立信息关联。

能完成对采集数据的工作量统计分析和采集作业的流程管理。

原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2005)的要求。扫描人员严格按照规范填写《数字化流程记录单》、《原始档案移交清单》。扫描图像应根据原稿质量，确保扫描图像清晰有效和命名准确，并确保原始档案完好无损。

档案图像分辨率为300dpi以上。特殊情况，可适当调整其分辨率，但必须保证扫描获取图像的清晰可读。如因原件问题导致图像扫描不清的,要在扫描流程单的备注栏内做出详细的记录。。

普通档案资料的快速扫描：

指标分级

I级错误:严重影响数据精度和数据库系统运行的错误；危害档案实体安全的错误。

II级错误：对数据精度有一定影响，不会严重影响数据库系统运行的错误。

III级错误：对数据精度和数据库系统运行影响不大的一般性错误。

质量检查指标级别关系

对录入校对完成的同一批次的档案及其数据进行10%至20%的比例进行随机抽查，合格率要达到99.5%，不符合要求的批次档案要全部返工。

用户根据发现质量问题的数量，按照每发现一个I级错误扣除质量保证金的0.5%的标准从质量保证金中扣除相应的部分。发生10个II级错误相当于一个I级错误；发生20个III级错误相当于一个II级错误。

指标分级内容表。

具体内容可根据用户实际情况制定《档案数字化工作质量标准及对应错误等级》。

.过程文档齐全

从接收原始档案资料、拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保档案资料在扫描过程中完整且不被损毁。

项目保密制度与数据安全保护措施

保密是项目的重要内容，也是我们对用户的庄严承诺。翰海博瑞公司将从以下几个方面健全保密制度安全措施：

数据存取权限控制

在数据库系统中必须有对用户的存取资格和权限进行检查的功能。只有检查合格的用户才有权进入数据库系统。在实际操作过程中，必须采用用户权限控制等技术措施进行保护，以防止数据的存取破坏和非法复制。。

.数据备份

为了有效地保护数据，必须建立起数据备份制度。将通过检验后的成品数据刻录成检索光盘，刻录到CD或DVD光盘中；对原始扫描图像也制作一个光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。数据光盘存放在安全的地方或异地备份。

.数据的法律保护

翰海博瑞公司承诺：不得复制、丢失和涂改原始资料；不得向任何第三方复制、转让和丢失与数据库建设有关的电子数据、不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据；在数据采集及建库完毕后，应在规定时间将原始资料归档。

翰海博瑞公司将与用户签订保密协议，从法律方面保护用户的权利。

保密协议样本请见附件三。

数据安全保护的其他要求和建议

(1)整个数字化工作必须在指定的工作场所内完成，任何人不能将档案资料带出工作场所。

(2)翰海博瑞公司严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。

(3)建议用户在加工现场安装监控设备，对所有工作流程进行全过程监控。

(4)翰海博瑞公司建议:为了进一步防止数据不外泄,在整个数字化工作结束后,建议在用户的监督下将所有用于本次项目的PC机硬盘进行格式化。

我方为贵单位实施扫描加工服务，对保密方面的措施采取如下方式：

保密内容（包括技术信息和经营信息）：未经采购方同意，不得拷贝采购方资料。

涉密人员范围：我方参与此次档案数字化加工服务的所有工作人员。

保密期限：长期保密。

采取措施：对我方由于工作原因产生的一切存储介质，均在采购方的监督下格式化。

泄密责任：我方承担因我方泄密所产生的一切经济和法律责任。

狐数字化流程管理系统由我公司独立研发，包括“系统设置、权限管理、日常管理、流程管理、统计报表”五个部分。系统设置主要是为了保证系统能正常运行，并能保证项目管理能正常进行；权限管理建立项目用户，并为每个用户授权；日常管理主要是指部门内部管理；流程管理是系统的核心部分，包括档案提卷、案卷整理、资料分解、编写页码、扫描、图像处理、索引录入、文字校对、版式还原