当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；

组合表下，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹，但不能新增记录，更不能新建子目录；

检索夹：由“高级查询”功能形成，它可反应各种文件的分类体系结构。例如，系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。利用高级查询功能，可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。

窗口操作

警告框：用于警告用户不可如此操作，设有“确认”按钮；

提示框：提示用户下面的功能是否要进行，设有“确认”、“取消”按钮或“是”、“否”按钮，用户可根据需要选择；

对话框：系统需要用户输入或回答而设置的窗口。输入或回答完毕后，单击“确认”或“取消”即可；

文本框：用于输入和编辑录入信息的一种矩形框。可以用键盘从光标定位处插入和删除信息；

列表框：可显示多个选项，用户可选择其中某一项或多项，列表框内容可通过滚动条进行翻阅；

下拉框：这是一种隐含显示列表内容的列表框。在它的矩形框，显示被选项。当单击其内容文本框时，系统自动弹出下拉的列表框及列表内容出现。

菜单栏包括两大类：通用菜单栏、专用菜单栏。通用菜单栏中的各菜单命令对目录树上每个子库都有效，专用菜单栏中的各菜单命令只对相应的数据库才生效。

通用菜单栏包括：系统、文件编辑、目录管理、视图、窗口、目录管理、帮助。

专用菜单栏包括：档案管理、档案统计、统计年报管理。档案管理菜单：单击目录树上“案卷级”数据库或者它的下级子库时会感应出现。

提供用户管理、用户权限设置功能。

提供对数据记录的常用操作功能。

提供对目录结构的设置管理功能。

提供在线帮助、系统版本信息等功能。

专用菜单 提供日常档案统计管理功能。包括：移交统计、收进统计、销毁统计等。

文件编辑

用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。

新增：用于对选定数据库进行新增数据。

修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。

删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。

批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。

序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。

原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。

正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。

排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。

查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。

打印：用于打印该目录下的各种报表。

Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。

案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。

案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。

回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。

刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

目录树

目录树显示了系统的整体架构。

本系统的特点之一：目录树中任何一级子目录都有右键快捷菜单命令，目录树的右键菜单命令与“目录管理”菜单功能相一致。

在本系统中，单机版目录树的顶级目录有两个：文件管理总目录、档案馆（室）。

文件管理总目录：包括文件管理、案卷管理、档案移交、档案销毁。是所有文件级、案卷级、档案移交、档案销毁数据的源头。除文件管理外，其它目录只在后台数据库中能够查询到，主界面不显示。

档案馆（室）：如果需要进行收发文登记，则应打开“文件管理总目录→文件管理→文书文件→收文/发文”目录；如果本系统仅为档案部门使用，则直接打开“档案馆（室）”目录下的相关目录，进行相应的档案管理（包括案卷著录、卷内著录、移交、销毁等等工作）即可。

设置登记表单显示项目

提供对各子表登记表单中各字段“重命名、增加、删除、设置为继承登记、设置缺省值、字段在登记表单中排列的先后顺序”等等属性的设置。例如，要增加或删除一个表单的登记项，可以使用鼠标右键功能实现。录入界面鼠标右键功能如下页图所示：