1、进入飞狐文档管理系统，选择系统左下角的“系统管理”里面的“常用数据库”，进入“常用数据管理”窗口，如下图：

下面以收文子表中的“部门”在表单中的显示与否为例说明 首先，进入“编辑录入项目”窗口。然后按下述步骤进行：

单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；

在选定“部门”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“部门”字段调整到需要的位置；、如上图所示的登记号字段一样，如想设置某一字段为必填或是其内容唯一，则可在其对应的空格中双击鼠标左键，则系统自动打上“√”即可。

提示：

单击“全选”按钮，可将所有的字段选中并可进行其它设置；

单击“清除”按钮，可将所有字段置为未选中状态；

重新编号”按钮，用于为各已调整好的字段编号；

选定字段，单击“上”或“下”箭头按钮，再按回车键，被选定字段也可向前或后移动。

设置列表显示项目

用于设置各子表在列表区的显示字段项目及各字段项目之间的先后排列顺序。

可通过两种途径实现：使用“目录管理/表单管理/设置列表项目”菜单命令或者单击选定某目录使用右键菜单选择“表单管理/设置列表项目”命令，进入“编辑列表项目”窗口即可设置。下面以收文子表中的“年度”在列表中的显示与否为例说明设置方法：

1、单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；

2、在选定“年度”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“年度”字段调整到需要的位置。

3、如上图所示的年度字段，可以在其对应的固定列一项中打上“√”，这样可以使年度字段在列表区位置固定，不随水平滚动轴的移动而移动。

提示：

在“系统名称”框中输入需要建立的子目录或子系统名称如“机关各部门”，确认后，一个新的子系统即自动生成在系统主窗口的目录树上。

实际上，我们可以通过“重命名”、“追加子系统”和“新增表”三项功能把系统提供的目录树逐级演变成本部门适用的本地目录。

删除目录

用于删除系统中不需要的子目录、子表、检索夹或者组合查询表。

选定目录树上不需要的子目录、子表、检索夹或者组合查询表，选择菜单命令“目录管理/删除目录”，在弹出的“是否删除”提示框中，选择“是”按钮，被选定的对象即被删除掉。

提示：

当待删除对象有下级子表或子目录时，需要先删除下级目录；

当待删除对象是基础表或子表时，确认删除后，系统会将该对象连同下面的所有数据记录全部删除掉；

当待删除对象是检索夹或组合查询表时，确认删除后，系统只会将该级目录删除掉而不会删除该目录下的数据记录；

删除目录”命令与“删除记录”命令的区别：删除记录只能删除选定的一条数据记录，而“删除目录”命令可以将选定目录或者选定目录下的所有数据记录一起删除掉。

目录“重命名”

用于将选定的目录重新命名。例如，需要将“实物档案案卷目录”目录名称改为“实物档案管理”，步骤如下：

选定需要修改名称的子目录或子表，右键单击或使用“目录管理/重命名”菜单命令；、在弹出的“重命名目录”窗口中，输入新的名称后，确定即可。如右图所示：

新增基本表

在子目录下新增与系统中其他的数据表不一样的基本表。例如，可在“档案处”子目录下面建立一个“人力资源管理”基本表，用于本单位人力资源数据的输入、查询统计、打印输出等的管理。

在系统目录树中，右键单击“档案处”目录夹，选择“表单管理/新增表”快捷菜单命令，弹出“创建新表”窗口：

在“表名”框中输入“人力资源管理”；

在“项目名称”框中输入想要的各种字段名称如“姓名”；

单击“类型”下拉框以定义该字段的属性如“文字”型；

在“长度”栏中，输入被设置字段的字节长度（2个字节相当于1个汉字）；

将“可以填写”栏置上“√”，该字段即会在登记表单中显示；

将“列表显示”栏置上“√”，该字段即会在列表区显示；

单击“增加项目”按钮可以为“人力资源管理”数据表建立若干个字段

设置唯一项及必填项

设置唯一项及必填项功能提供了同一个数据库中避免记录重复且不能为空的功能，是对字段进行唯一值的设定，保证所选字段不会有重复记录且不为空。通过此功能可以使文件使用达到规范化的管理，有利于文件管理走向标准化。例如，“档案管理”及其下级子目录中的“档号”字段，“文件管理”极其下级子目录中“登记号”字段，业务管理的角度是不应该重复的，所以系统已默认设置了唯一项及必填项。

在同一个子表中，每个字段都可以“设置唯一项”。

数据公式”合并字段

例如，要将“文书档案”中，“立卷部门”与“”合并。例如形成“工会2000年工作总结”。方法：

单击“目录管理”菜单中的“表单管理”再选择“数据公式”命令，在“编辑公式”窗口中，按下图给出公式为：

SQL数据库格式公式： 总标题 = [立卷部门] + [标题]

单击“测试”按钮，如果系统提示测试成功（即计算结果正确），即可单击“保存”按钮将该字段保存起来。